Dagstart: elke werkdag kort bij het bord

Wat is een dagstart?

Een dagstart is een kort overleg aan het begin van de werkdag. Het team staat bij het bord en kijkt samen naar vandaag: wat moet er gebeuren, wat zit vast en wie pakt wat op. Daarna gaat iedereen aan het werk.

Het doel is niet om elkaar bij te praten. Het doel is dat problemen dezelfde dag een eigenaar krijgen, in plaats van aan het eind van de week. Een collega die vastloopt, hoeft niet te wachten tot het weekoverleg. Wie ruimte heeft, ziet meteen waar hij kan helpen.

Voor welke teams werkt een dagstart?

Voor elk team waar het werk per dag verschuift. Een klantenservice die elke ochtend nieuwe meldingen heeft. Een verpleegafdeling waar de bezetting en de zorgvraag elke dag anders zijn. Een administratiekantoor in de weken voor een aangiftedeadline. Een projectteam op de bouw dat moet afstemmen wie waar staat.

Werkt een team aan langere klussen die weinig per dag veranderen, dan is een dagstart vaak te veel. Een weekoverleg met hetzelfde bord is dan genoeg. Je kunt de dagstart ook alleen in drukke periodes houden.

Stand-up, huddle of dagstart?

Een dagstart heeft meer namen. Teams die agile of met scrum werken, noemen het een stand-up of daily stand-up. In de zorg heet het soms een huddle. Het idee is hetzelfde: elke werkdag kort bij elkaar, staand, om te kijken wat vandaag aandacht vraagt. De dagstart is ook een van de vaste gewoontes uit lean.

Waar ze verschillen

Een stand-up in scrum hoort bij een sprint: het team kijkt naar het werk van die sprint. Een huddle in de zorg gaat vaak over de zorg van vandaag: de bezetting, en de cliënten die extra aandacht nodig hebben. Een dagstart is breder. Hij gaat over het werk van het team, wat dat ook is.

Wat ze gemeen hebben, is belangrijker. Ze zijn kort, ze hebben elke dag dezelfde vorm, en ze gaan over wat er nu moet gebeuren. Niet over wat iedereen gisteren heeft gedaan.

Hoe het in Midflyt zit

In Midflyt is de dagstart de stand-up: een dagelijks ritme met een vaste agenda, bij de werkwijze Werk. Sprints zitten er niet in. Het werk staat op een kanbanbord, met een maximum aantal kaartjes in Doing.

Wat bespreek je in een dagstart?

Een goede dagstart heeft elke dag dezelfde vorm. Dan weet iedereen wat er komt, en duurt het niet langer dan nodig.

1. Een korte check-in

Wie is er, wie niet, en is er iets wat iedereen moet weten voor vandaag? Een zieke collega, een klant die langskomt, een systeem dat eruit ligt. Eén zin per punt.

2. Wat vraagt aandacht

Begin bij wat vastzit, te laat is, stilstaat of nog geen eigenaar heeft. Dat is het deel waar de dagstart voor is. Op een kanbanbord zie je het meteen: een kaartje met een datum die voorbij is, een kaartje dat al dagen in dezelfde kolom staat, een kaartje zonder naam.

Per punt is de vraag: wat is er nodig, en wie regelt dat vandaag? Je lost het niet op tijdens de dagstart. Je spreekt af wie het oppakt en met wie.

3. Wat pakken we vandaag op

Kijk naar de kolom met wat klaarstaat. Wie maakt vandaag iets af, en wie begint aan iets nieuws? Begin pas aan nieuw werk als er in Doing plek is.

4. Afronden

Herhaal kort wat er is afgesproken: wie doet wat. Daarna is de dagstart klaar.

Wat er niet in hoort

Een rondje waarin iedereen vertelt wat hij gisteren heeft gedaan. Dat staat op het bord. Inhoudelijke discussies over één klus horen er ook niet in: die gaan na de dagstart verder, met alleen de mensen die erbij nodig zijn.

Hoe ziet een goed dagstartbord eruit?

Een dagstartbord laat het werk van het team zien, met bij elk kaartje wie het doet. Begin eenvoudig: wat er ligt (Backlog), wat klaarstaat (To do), waar iemand mee bezig is (Doing), wat wacht op een ander (Wacht op) en wat af is (Done).

Een voorbeeld: een administratiekantoor

Neem het team van een administratiekantoor in november. In Doing staan de jaarrekening van een bouwbedrijf en de btw-aangifte van een kapsalon. In To do de loonstroken van november, met de datum waarop ze klaar moeten zijn. In Wacht op de bankafschriften die een klant nog moet sturen. De btw-aangifte had eind oktober af moeten zijn: de datum staat in rood. Over dat kaartje gaat de dagstart vandaag.

Een maximum voor Doing

Spreek af hoeveel kaartjes er tegelijk in Doing mogen staan. Dan zie je meteen wanneer het team te veel tegelijk oppakt. Staat Doing vol, dan maakt het team eerst iets af voordat er iets nieuws bij komt. Dat is vaak het nuttigste gesprek van de week: wat maken we eerst af?

Zet er niet meer op dan je kunt bespreken

Een dagstartbord dat vol staat met kaartjes die al weken niet bewegen, maakt de dagstart lang en saai. Haal weg wat niet meer speelt. Werk dat pas over maanden begint, hoeft niet op het bord van vandaag.

Een dagstartbord: voorbeelden uit zorg, kantoor en bouw

Een dagstartbord ziet er in elke sector anders uit. Wat gelijk blijft: elk kaartje is werk met een naam erbij, en wat vastzit valt op.

Een dagstartbord in de zorg

Op een verpleegafdeling staat in Doing de opname van een nieuwe cliënt en een gesprek met familie. In Wacht op de uitslag van het lab en een medicijn dat de apotheek nog moet leveren. In To do het ontslag naar huis, met een checklist die nog niet compleet is. De dagstart gaat vandaag over de apotheek: die levering had er gisteren al moeten zijn. In een huisartsenpraktijk staan op hetzelfde bord de terugbelverzoeken, de herhaalrecepten die op een handtekening wachten en de visites van vandaag.

Een dagstartbord op kantoor

Bij team Vergunningen van een gemeente staat in Doing de beoordeling van een aanvraag voor een dakkapel en een aanvraag voor een evenement. In Wacht op de tekening die een aanvrager nog moet sturen, en het advies van een andere afdeling. Bij de evenementenaanvraag staat de datum in rood: de termijn loopt bijna af. Daar begint de dagstart.

Een dagstartbord in de bouw

Op de bouwplaats of in de werkplaats van een installatiebedrijf staat het werk per ploeg of per project. In Doing de leidingen in blok B en het afmonteren van de meterkasten. In Wacht op de steiger aan de achterkant, die nog niet is vrijgegeven. In To do de oplevering van de eerste woningen. De dagstart gaat over de steiger: zonder steiger kan de ploeg morgen niet verder.

In het onderwijs en de kinderopvang

Een schoolteam of een team in de kinderopvang houdt de dagstart voordat de kinderen er zijn. Op het bord staat wie er vandaag invalt, welke ouder om een gesprek heeft gevraagd en wat er nog moet gebeuren voor de activiteit van deze week.

Hoe lang duurt een dagstart?

Een dagstart is kort: een kwartier is voor de meeste teams genoeg. Staan helpt daarbij. Wie gaat zitten, praat langer.

Zo houd je hem kort

• Begin op tijd, ook als er nog iemand ontbreekt.
• Begin bij wat vastzit, niet bij een rondje langs iedereen.
• Zet een onderwerp dat meer tijd vraagt op een kaartje en spreek af wie het na de dagstart oppakt.
• Laat één persoon het gesprek bewaken: wie praat er lang over iets wat niet iedereen aangaat?

Loopt de dagstart steeds uit, kijk dan naar het bord. Vaak staat er te veel op, of te veel tegelijk in Doing.

Weekstart: hetzelfde, één keer per week

Niet elk team heeft elke dag een dagstart nodig. Werkt het team aan klussen die niet per dag verschuiven, dan is een weekstart vaak genoeg. Het is dezelfde vorm, één keer per week, aan het begin van de week.

Wat bespreek je in een weekstart?

• Check-in: wie is er deze week, wie niet, en wat moet iedereen weten?
• Wat vraagt aandacht: wat vastzit, te laat is, stilstaat of geen eigenaar heeft.
• Het bord van rechts naar links: eerst wat bijna af is, dan wat loopt, en pas aan het eind wat nieuw is.
• Wat pakken we deze week op: wie maakt wat af, en wie begint aan iets nieuws?
• Afronden: wie doet wat, hardop.

Een weekstartbord

Een weekstartbord is hetzelfde bord als een dagstartbord. Alleen het ritme is anders. Kijk eerst terug: wat is er af, wat is blijven liggen? Kijk dan vooruit, maar zet niet de hele maand op het bord. Alleen wat deze week speelt en wat vastzit.

Dagstart en weekstart samen

Een team kan ook allebei doen: een weekstart om de week te overzien, en een korte dagstart voor wat er per dag verschuift. In Midflyt heeft de werkwijze Werk een weekoverleg, elke week of elke twee weken, en een dagstart die je aanzet als je het bord maakt. De dag en de tijd kiest het team zelf.

Veelgemaakte fouten bij een dagstart

Het wordt een statusrondje

Iedereen vertelt om de beurt wat hij gaat doen. Het duurt lang en niemand luistert, want het gaat steeds over iemand anders. Draai het om: begin bij het bord en bij wat aandacht vraagt.

Er komen geen afspraken uit

De dagstart is gezellig, maar na afloop weet niemand wie wat zou oppakken. Eindig elk punt met een naam. Zet die naam op het kaartje.

Problemen komen pas laat boven

Wie vastzit, zegt het niet hardop, of wacht tot het weekoverleg. Maak het makkelijk: een kaartje dat stilstaat of te laat is, komt vanzelf ter sprake. Dan hoeft niemand zijn hand op te steken.

De dagstart gaat door, ook als hij niets meer oplevert

Een dagstart die alleen nog uit gewoonte doorgaat, kost elke dag tijd. Vraag het team eens per maand: hebben we hier nog iets aan, en wat moet anders? Soms is een andere vorm of minder vaak beter.

Zo blijft de dagstart levend

Een dagstart werkt als het bord klopt. Wie iets oppakt, schuift het kaartje. Wie klaar is, zet het in Done. Dan hoeft niemand tijdens de dagstart te vragen hoe het ermee staat.

Wissel af wie de dagstart leidt. Zo ziet iedereen hoe het is om het gesprek kort te houden, en ligt het niet steeds bij de teamleider.

Koppel de dagstart aan een weekoverleg. In de dagstart regel je vandaag. In het weekoverleg kijk je verder vooruit, bespreek je wat steeds terugkomt en kies je wat er als volgende wordt opgepakt.