Projectmanagement op kanbanborden

Wat is projectmanagement?

Projectmanagement is een project zo regelen dat het resultaat er komt, op tijd en met de mensen die er zijn. Het gaat om drie dingen: afspraken maken over wat er moet gebeuren, zien hoe het ervoor staat, en bijsturen als het nodig is.

Dat klinkt eenvoudig, en dat is het ook, zolang het overzicht er is. De meeste projecten lopen niet mis op één grote fout, maar op kleine dingen die te laat boven komen: een levering die vertraagt, een tekening die op zich laat wachten, een besluit dat niemand neemt.

Overzicht houden over het werk van een project

Zet het werk van het project op een bord, met bij elk kaartje wie het doet. Begin met To do, Doing en Done, en een kolom voor wat wacht op iemand anders. Werkt het project in meerdere sporen, zoals techniek, processen en communicatie, gebruik dan een baan per spoor.

Een voorbeeld: een renovatieproject

Een projectteam in de bouw renoveert een appartementencomplex. Op het projectbord staat bij techniek de ventilatie van de badkamers in de backlog, het plaatsen van de kozijnen in blok A in doing, en de tekening van de dakopbouw in wacht op: die moet van de constructeur komen. Bij mensen en communicatie staat de brief aan de bewoners over de waterafsluiting, met een datum. En bovenaan, bij spoed, het zoeken van een andere leverancier voor de warmtepompen.

Mijlpalen: wat is een mijlpaal en hoe plan je ze?

Een mijlpaal is een moment in het project waarop iets af moet zijn. Een mijlpaal is geen werk, maar een punt waarop je ziet of het werk op koers ligt: ontwerp definitief, vergunning binnen, ruwbouw klaar, oplevering aan de bewoners.

Een mijlpalenplanning maken

Begin bij het eind: wanneer moet het resultaat er zijn? Werk terug naar de momenten waarop daarvoor iets af moet zijn. Zet ze in Nu, Hierna en Later, of in fasen. De kleur van elk kaartje laat zien of de mijlpaal op koers ligt.

Als een mijlpaal niet wordt gehaald

Bespreek het meteen: waarom niet, wat is het gevolg, en wat besluiten we? Schuif de datum niet stilletjes op. Een mijlpaal die ongemerkt verschuift, verschuift de rest van het project mee, en dat merkt iemand pas als het te laat is.

Het projectoverleg en de stuurgroep

Het projectoverleg

In het projectoverleg bespreekt het team het werk: wat vastzit en wie wat doet. Begin met wat vastzit en wat aandacht vraagt. Laat elk onderwerp eindigen in een besluit, een actie of volgende keer. Zo blijft het overleg kort.

De stuurgroep

Een stuurgroep neemt de besluiten die het projectteam niet zelf kan nemen: over geld, mensen, tijd en richting. Het projectteam doet het werk. Een goede stuurgroep hoort op tijd wat er speelt, zodat er nog iets te kiezen valt. Een stuurgroep die pas hoort dat het misgaat als het al mis is, kan alleen nog schade beperken.

Wat naar de stuurgroep gaat

Alles wat boven het team uitgaat: een mijlpaal die niet wordt gehaald, een risico met gevolgen voor het budget, een keuze tussen twee richtingen. Zet het op de agenda van de stuurgroep met een voorstel erbij, niet alleen met het probleem.

Risico's en issues in een project

Een risico kan nog gebeuren. Een issue is er al. Bij een risico zoek je een maatregel om het te voorkomen, bij een issue een oplossing. Houd ze samen bij, op een bord dat het team elke maand langsloopt.

Een maatregel tegen een risico is werk. Zet hem op het projectbord, met een naam en een datum. Dan verdwijnt hij niet tussen het andere werk. Meer hierover op de pagina over het risicoregister.

Meerdere projecten tegelijk

Heeft je team een paar projecten tegelijk, en is niet elk project groot genoeg voor een eigen bord? Zet dan alle projecten op één bord, met bij elk project wie het trekt en hoe het ervoor staat. Bespreek elke maand welke projecten voorgaan en waar je mee stopt.

Niet te veel tegelijk

Zet een maximum op het aantal projecten dat tegelijk loopt. Een nieuw project begint pas als er een af is of stopt. Teams die te veel projecten tegelijk doen, maken ze allemaal later af.

Je project op 3 borden

Project

Het werk van het project, het projectoverleg en de risico's. Projectbord: het werk van het team in beeld, van wat er ligt tot wat af is. Projectoverleg: het bord is de agenda: wat iemand inbrengt, wordt besproken en eindigt in een besluit of een actie. Risico's en issues: wat mis kan gaan of misging, en wat jullie eraan doen. Acties uit het projectoverleg en maatregelen tegen risico's komen op het projectbord. Wat vastloopt, gaat naar het projectoverleg. Op het bord Projectoverleg kan een tweede overleg bij: de stuurgroep, elke maand (of elk kwartaal). Dat zet je aan als je de borden maakt.

Begin met deze combinatie

Project met planning

De fasen en mijlpalen, het werk en het projectoverleg. Planning en mijlpalen: wat jullie willen bereiken en wanneer, met het werk erachter op het werkbord. Projectbord: het werk van het team in beeld, van wat er ligt tot wat af is. Projectoverleg: het bord is de agenda: wat iemand inbrengt, wordt besproken en eindigt in een besluit of een actie. De planning koppel je aan het werk. Acties uit het projectoverleg komen op het projectbord.

Begin met deze combinatie

Een paar projecten tegelijk

Lopen er een paar projecten tegelijk, en is niet elk project groot genoeg voor een eigen bord? Dan zet je alle projecten op één bord met de werkwijze Doelen en planning. Elk kaartje is een project. De kolommen zijn Nu, Hierna, Later en Gehaald.

De kleur van het kaartje zegt of het project op koers ligt, aandacht nodig heeft of achter ligt.

Jullie lopen de projecten elke maand langs, met elk kwartaal een overleg om opnieuw te kiezen wat er in Nu staat.

Meer dan 3 borden

Heb je meer dan 3 borden nodig, dan past Obeya beter.