Werkwijzen voor je kanbanbord

Het werk van het team in beeld, van wat er ligt tot wat af is. Een kaartje is een klus die iemand doet. In het overleg: Eerst wat aandacht vraagt: wat vastzit, te laat is, stilstaat of geen eigenaar heeft. Dan het bord van rechts naar links, en wat er als volgende wordt opgepakt. Hoe vaak: Weekoverleg, elke week.

Vragen en meldingen van buiten het team, van binnenkomst tot afgehandeld. Een kaartje is een vraag of melding van een klant, inwoner of collega. In het overleg: Nieuwe aanvragen beoordelen: ja, nee of wanneer. Dan wat met spoed moet en in gevaar komt, en wat te lang wacht. Hoe vaak: Aanvragenoverleg, elke week.

Het bord is de agenda: wat iemand inbrengt, wordt besproken en eindigt in een besluit of een actie. Een kaartje is een onderwerp dat iemand inbrengt. In het overleg: Eerst of de besluiten en acties van vorige keer zijn uitgevoerd. Dan de onderwerpen één voor één; elk onderwerp eindigt in een besluit, een actie of volgende keer. Hoe vaak: Werkoverleg, elke week.

Ideeën om het werk beter te maken, uitproberen en vastleggen wat werkt. Een kaartje is een verbeteridee dat het team uitprobeert. In het overleg: Wat liet het uitproberen zien, en wat doen we ermee: doorvoeren, aanpassen of stoppen. Daarna hooguit een of twee nieuwe ideeën kiezen. Hoe vaak: Verbeteroverleg, elke twee weken.

Wat jullie willen bereiken en wanneer, met het werk erachter op het werkbord. Een kaartje is een doel, een resultaat of iets dat in een periode of fase af moet. In het overleg: Per doel: ligt het op koers en waarom, beweegt het werk erachter. Dan wat naar Nu gaat en waar jullie mee stoppen. Hoe vaak: Doelenoverleg, elke maand. Kwartaaloverleg, elk kwartaal.

Wat mis kan gaan of misging, en wat jullie eraan doen. Een kaartje is iets dat mis kan gaan of misging. In het overleg: Alle open risico's langs: groter of kleiner geworden, wat doen we eraan. Een maatregel wordt een actie op het werkbord. Hoe vaak: Risico-overleg, elke maand.

Een overlegbord en een werkbord die op elkaar aansluiten. Wat in het overleg een actie wordt, komt op het werkbord. Wat op het werkbord vastloopt, zet je op de agenda van het overleg. Borden: Werkoverleg en Teambord.

Wat jullie willen bereiken, en het werk dat ervoor nodig is. Een doel koppel je aan de kaartjes op het werkbord. Staat het werk erachter stil, dan vraagt het doel aandacht. Borden: Doelen en planning en Teambord.

Van doel naar afspraak naar uitvoering, op 3 borden. Doelen koppel je aan het werk. In het overleg vallen besluiten; acties komen op het werkbord. Borden: Doelen en planning, Werkoverleg en Teambord.

Het werk doen en het werk beter maken, naast elkaar. Wat op het werkbord steeds vastloopt, wordt een idee op het verbeterbord. Wat werkt, wordt de nieuwe manier van werken. Borden: Teambord en Verbeterbord.

Het werk van het project, het projectoverleg en de risico's. Acties uit het projectoverleg en maatregelen tegen risico's komen op het projectbord. Wat vastloopt, gaat naar het projectoverleg. Borden: Projectbord, Projectoverleg en Risico's en issues.

De fasen en mijlpalen, het werk en het projectoverleg. De planning koppel je aan het werk. Acties uit het projectoverleg komen op het projectbord. Borden: Planning en mijlpalen, Projectbord en Projectoverleg.