Eigenaarschap in je team: afspraken die worden nagekomen
In het overleg wordt iets afgesproken. Twee weken later blijkt dat niemand het heeft gedaan. Niet uit onwil: iedereen dacht dat een ander het oppakte, of het werd ingehaald door ander werk. Eigenaarschap in een team begint niet bij een betere houding. Het begint bij afspraken die duidelijk zijn, een naam hebben en terugkomen. Hier lees je wat werkt, en daarna hoe Midflyt daarbij helpt.
Wat is eigenaarschap in een team?
Eigenaarschap betekent dat je je verantwoordelijk voelt voor een resultaat en daar ook naar handelt. Niet omdat iemand het controleert, maar omdat je zelf wilt dat het af komt.
In een team gaat eigenaarschap vooral over afspraken. Wie iets toezegt, doet het. Lukt het niet, dan zegt hij dat op tijd, zodat het team iets anders kan regelen. En wie ziet dat iets blijft liggen, kaart het aan, ook als het niet zijn eigen klus is.
Eigenaarschap op de werkvloer is dus geen karaktertrek. Het is wat er gebeurt tussen het moment van afspreken en het moment van terugkijken. Daarom kun je er als team aan werken.
Eigenaarschap is iets anders dan alles zelf doen
Een collega die alles naar zich toe trekt, lijkt veel eigenaarschap te tonen. Maar het team leert er niets van, en als hij uitvalt, ligt alles stil. Eigenaarschap betekent ook: op tijd zeggen dat je het niet redt, en een ander om hulp vragen.
Waarom afspraken blijven liggen
Afspraken die niet worden nagekomen, hebben bijna altijd een oorzaak die je kunt aanwijzen. Dit zijn de bekendste.
- De afspraak is vaag. "We gaan kijken naar het rooster" is geen afspraak. Niemand weet wanneer het af is, of wat er dan ligt.
- Er staat geen naam bij. Als "we" het doen, doet niemand het. Iedereen denkt dat een ander het oppakt.
- Er is geen moment. Een datum zegt wanneer iets af moet zijn. Weet niemand wanneer eraan gewerkt wordt, dan schuift het door tot het volgende overleg.
- Niemand vraagt ernaar. Wordt een afspraak nooit meer besproken, dan leert het team dat afspraken vrijblijvend zijn.
- Te veel tegelijk. Wie een lange lijst acties heeft, maakt er een paar af. De rest blijft liggen zonder dat iemand het ziet.
- Melden voelt als falen. Wie zegt dat het niet lukt, krijgt de vraag waarom niet. Dan zwijg je liever, en blijkt het pas als het te laat is.
Dat zijn geen karakterfouten. Het zijn gaten in de manier waarop een team afspreekt en terugkijkt. En gaten kun je dichten.
Afspraken nakomen begint bij de afspraak zelf
Een afspraak die je kunt nakomen, zegt wat er af is, wie het doet en wanneer. Test het zo: kan iemand die er niet bij was, straks zien of het gedaan is? Zo niet, dan is het nog geen afspraak.
Eigenaarschap vergroten: wat werkt
Eigenaarschap stimuleren lukt niet met een oproep in het overleg. Het groeit als het team merkt dat afspraken ertoe doen. Dit werkt.
Laat het team zelf kiezen. Mensen voelen zich eigenaar van wat ze zelf hebben bedacht. Een doel dat het team zelf heeft geformuleerd, wordt beter gedragen dan een doel dat van boven komt. Ook als de richting vastligt, kan het team kiezen hoe het daar komt.
Maak elke afspraak concreet. Wat moet er af zijn, wie doet het en wanneer? Spreek dat hardop af voordat je naar het volgende punt gaat.
Vraag er elke keer naar. Begin elk overleg met de afspraken van vorige keer. Niet om iemand aan te spreken, maar om te zien wat er nodig is. Wie weet dat de vraag komt, plant er tijd voor.
Maak het makkelijk om te zeggen dat iets niet lukt. Een afspraak die vastloopt, is informatie. Behandel een melding als een hulpvraag, niet als een fout. Dan hoort het team het op tijd en kan het nog bijsturen.
Laat zien waarvoor het is. Een actie die nergens bij hoort, voelt als extra werk. Een actie die bijdraagt aan een doel dat het team kent, heeft een reden. Hang het werk daarom aan het doel waar het bij hoort.
Houd het aantal klein. Liever een paar afspraken die af komen dan een lange lijst die blijft hangen. Kies in het overleg ook waar je mee stopt.
Eigenaarschap en de leidinggevende
Als leidinggevende kun je eigenaarschap niet geven. Je kunt het wel makkelijker of moeilijker maken.
Het wordt moeilijker als je problemen meteen overneemt. Dan leert het team dat de oplossing bij jou ligt. Het wordt ook moeilijker als een rood kaartje leidt tot de vraag wie het heeft laten liggen. Dan wordt rood voortaan te laat gemeld.
Het wordt makkelijker als je richting geeft en het team laat kiezen hoe. Als je vraagt wat iemand nodig heeft, in plaats van wat er misging. En als je regelt wat het team zelf niet kan regelen: capaciteit, budget, een besluit of een regel. Dat is jouw deel van de afspraak.
Meer over de rol van de teamleider lees je op Voor teamleiders.
Eén eigenaar per afspraak
Een afspraak met drie namen erbij heeft eigenlijk geen eigenaar. Iedereen wacht op de ander. Geef daarom elke afspraak één persoon die zorgt dat het af komt. Die hoeft niet alles zelf te doen. Het is wel degene die je kunt vragen hoe het ervoor staat.
De eigenaar is niet altijd wie het probleem zag
Wie iets signaleert, wordt in veel teams vanzelf eigenaar. Dat leert mensen om minder te signaleren. Kies als eigenaar degene die er iets aan kan doen.
Werk zonder eigenaar
Soms ligt er werk waar nog niemand voor is. Dat is niet erg, zolang het opvalt. Leg het in het overleg op tafel: wie pakt dit op, of doen we het niet?
Eigenaarschap in de zorg en het onderwijs
Eigenaarschap in de zorg
Op een afdeling in de zorg gaat het werk dag en nacht door, met wisselende diensten. Een afspraak uit het teamoverleg moet dus ook landen bij wie er die dag niet bij was. Eigenaarschap in de zorg betekent vaak: een afspraak die in de overdracht niet verloren gaat.
Een voorbeeld. Een team in een verpleeghuis spreekt af dat de familie op een vast moment wordt gebeld. Eén verzorgende wordt eigenaar van die afspraak: zij zorgt dat het in het rooster komt en vertelt in het volgende overleg hoe het gaat. Op het bord ziet ook de nachtdienst dat het loopt en bij wie het ligt.
In een dagstart of huddle komt eigenaarschap elke dag terug: wat vastzit, krijgt dezelfde dag een naam. Meer lees je op de pagina over de zorg.
Eigenaarschap in het onderwijs
In het onderwijs gaat eigenaarschap vaak over leerlingen. Hier gaat het over het team: de leerkrachten en docenten die samen afspraken maken. Op een basisschool zijn dat afspraken over het huiswerkbeleid van de bovenbouw of de inrichting van de nieuwe leerpleinen. In een mbo-opleidingsteam over de planning van de stagebezoeken of de herkansingen.
Wat in het onderwijs vaak misgaat: een afspraak wordt in de teamvergadering gemaakt, en daarna begint de lesweek. De klas gaat voor. Een afspraak met één naam, een moment en een vaste plek op de agenda heeft dan meer kans. Meer lees je op de pagina over onderwijs en kinderopvang.
Zo zit het in Midflyt
Midflyt maakt geen eigenaarschap. Dat doet het team. De software zorgt wel dat je ziet waar het mist, en dat afspraken niet verdwijnen.
- Eigenaars op het kaartje. Elk kaartje kan een of meer eigenaars krijgen. Dat is niet verplicht. Maar werk zonder eigenaar valt op: het staat bij wat aandacht vraagt, zodat de Navigator het voor het overleg ziet. Vink je een kaartje zonder eigenaar af, dan vraagt de software eerst of je dat bewust doet, of dat je alsnog een eigenaar kiest.
- Een datum en een moment. Naast de einddatum kun je op een kaartje zetten wanneer eraan gewerkt wordt. Een stap zonder moment blijft anders liggen tot het overleg.
- Statussen met een toelichting. Een kaartje kan op Op koers, Let op, Vastgelopen of Belangrijk staan. Wie Let op, Vastgelopen of Belangrijk kiest, schrijft erbij waarom. De eigenaars en de Navigator krijgen daar meteen een mail over.
- Elk agendapunt eindigt. Bij het afronden van een punt kies je het vervolg: een actie, een besluit, ter kennisgeving, naar een ander bord, of afgehandeld zonder vervolg. Zonder keuze rond je een punt niet af. Een actie kan niet zonder actiehouder. Hij wordt een kaartje, met de actiehouders als eigenaars en de deadline als einddatum, en de actiehouders krijgen een mail.
- Een besluitenlijst. Elk besluit krijgt een nummer, zoals B-004, en staat met het waarom in de besluitenlijst van het bord. Geef je een datum mee om het te herzien, dan krijgt de Navigator op die dag een herinnering. Een besluit verdwijnt niet: je herziet het, trekt het in of vervangt het, altijd met een reden.
Wil je dit met je team leren? In Basis Obeya bouwt het team zijn eigen bord en maakt het eigen afspraken voor het overleg, bij jullie op locatie. Drie tot vier mensen uit het team worden opgeleid tot Navigator. Zij bereiden het overleg voor, bewaken het gesprek en zorgen dat afspraken worden opgevolgd. Wil je eerst alleen het werk en het overleg van één team op een bord, dan kan dat met Kanban.
Vragen over eigenaarschap
Wat is eigenaarschap in een team?
Eigenaarschap in een team betekent dat mensen zich verantwoordelijk voelen voor wat ze samen afspreken, en daar ook naar handelen. Wie iets toezegt, doet het, of meldt op tijd dat het niet lukt. En wie ziet dat iets blijft liggen, kaart het aan.
Hoe vergroot je eigenaarschap?
Laat het team zelf meebeslissen over doelen en afspraken. Maak elke afspraak concreet, met één naam en een moment. Vraag er in het volgende overleg naar, en maak het veilig om te zeggen dat iets niet lukt. Zo merkt het team dat afspraken ertoe doen.
Waarom worden afspraken niet nagekomen?
Meestal omdat de afspraak vaag is, er geen naam bij staat of niemand er later naar vraagt. Ook te veel acties tegelijk en de angst om te melden dat iets niet lukt, spelen mee. Het ligt zelden aan onwil, maar aan hoe er wordt afgesproken en opgevolgd.
Wat is eigenaarschap in de zorg?
In de zorg betekent eigenaarschap dat een team zelf zorgt dat afspraken over het werk worden uitgevoerd, ook over diensten en overdrachten heen. Een afspraak uit het teamoverleg krijgt één naam en komt terug in de dagstart of het volgende overleg. Zo gaat hij niet verloren tussen de diensten.
Kun je eigenaarschap afdwingen?
Nee. Je kunt iemand een taak geven, maar niet het gevoel dat het zijn taak is. Wat je wel kunt doen: afspraken duidelijk maken, er steeds naar vragen en het team laten meebeslissen. Dan krijgt eigenaarschap de ruimte om te groeien.