Als teamleider overzicht houden, zonder alles zelf te doen

Wat doet een teamleider?

Een teamleider geeft leiding aan een team en zorgt dat het werk van dat team gebeurt. Wat dat precies inhoudt, verschilt per organisatie. In de ene organisatie werkt de teamleider zelf mee in het werk. In de andere is het een volledige leidinggevende functie, met budget en personeel.

Toch komen bij bijna elke teamleider dezelfde taken terug.

De taken van een teamleider

• Het werk. Zorgen dat het werk wordt gedaan, met de mensen en de tijd die er zijn. Weten wat er speelt en wat vastloopt.
• De mensen. Gesprekken voeren, nieuwe collega's inwerken, de bezetting regelen en merken als iemand het zwaar heeft.
• Het overleg. Een werkoverleg of teamoverleg organiseren waar afspraken uitkomen die worden nagekomen.
• De doelen. Met het team bepalen wat het dit jaar wil bereiken, en volgen of dat lukt.
• De verbinding. De plannen van de organisatie vertalen naar het team, en wat het team nodig heeft terugbrengen naar het management en naar andere teams.

De rol van een teamleider

De rol is vaak dubbel. Je hoort bij het team, en je vertegenwoordigt de organisatie. Je moet resultaten halen, en je wilt dat mensen hun werk goed kunnen doen. Leidinggeven aan een team is voor een groot deel dat evenwicht bewaken.

Wat helpt: niet alles zelf willen dragen. Een team dat zelf ziet hoe het werk ervoor staat, hoeft niet voor elke vraag bij jou langs. Dan houd jij tijd over voor wat alleen jij kunt doen.

Overzicht houden over het werk van je team

Overzicht houden is voor veel teamleiders het lastigste deel. Het werk staat verspreid: in mailboxen, op lijstjes en in hoofden. Wie wil weten hoe het ervoor staat, moet rondvragen. En dat voelt voor het team al snel als controle.

Eén plek waar het team zelf ziet hoe het ervoor staat

Het werkt beter als al het werk op één plek staat die het hele team ziet. Een bord met wat er ligt, wat loopt, wat wacht op een ander en wat af is. Bij elk kaartje staat wie het doet. Dan hoef jij niet rond te vragen, en het team ziet het ook.

Kijk eerst naar wat aandacht vraagt

Overzicht betekent niet dat je alles moet weten. Het betekent dat je ziet waar het schuurt: wat vastzit, wat te laat is, wat stilstaat en wat geen eigenaar heeft. Begin daar, in je eigen week en in het overleg.

Een voorbeeld uit productie en logistiek

Een teamleider in een magazijn begint elke werkdag met een korte dagstart bij het bord. Op het bord staan de orders die vandaag de deur uit moeten, en wat vastzit: een vrachtwagen die later komt, een scanner die het niet doet, een collega die ziek is. Na de dagstart weet het hele team waar hulp nodig is. Wat niet in de dagstart past, krijgt een kaartje met een naam. In een productieteam werkt het net zo: op het bord staat wat stilligt en wie het oplost. Meer lees je bij de dagstart.

Een werkoverleg dat ergens over gaat

Veel werkoverleggen zijn een rondje: iedereen vertelt waar hij mee bezig is. Dat kost tijd, en er komt weinig uit. Een werkoverleg gaat ergens over als het eindigt in afspraken.

• Begin bij de afspraken van vorige keer. Wat is gedaan, wat niet, en wat is er nodig?
• Bespreek wat vastzit. Wat goed loopt, staat op het bord.
• Laat het team de agenda vullen. Wie een onderwerp heeft, zet het zelf op de agenda.
• Laat elk onderwerp eindigen. In een besluit, een actie met een naam, of volgende keer.
• Je hoeft het niet zelf voor te zitten. Laat iemand uit het team het overleg voorbereiden en het gesprek bewaken. Dan kun jij meedoen in plaats van leiden.

Een agenda met een voorbeeld vind je bij het werkoverleg. Hoe de overleggen van team, afdeling en directie op elkaar aansluiten, lees je bij de overlegstructuur. Hoe je acties en besluiten bijhoudt, staat bij de actielijst en besluitenlijst.

Teamdoelen die het team zelf draagt

Teamdoelen worden vaak door de teamleider opgesteld en in het jaarplan gezet. Het team hoort ze een keer, en daarna niet meer. Teamdoelen die het team zelf draagt, ontstaan anders.

Teamdoelen opstellen met je team

• Begin bij de vraag waarvoor het team er is. Wat moet er beter worden voor de mensen voor wie jullie werken?
• Laat het team zelf doelen voorstellen. Jij bewaakt dat ze passen bij wat de organisatie vraagt.
• Kies er weinig. Een doel dat niemand kan opnoemen, stuurt niets.
• Maak elk doel concreet: wat is er anders als het gehaald is, en wanneer?
• Hang het werk eronder, en bespreek elke maand of het op koers ligt.

Een doel dat het team zelf heeft gekozen, hoeft niet bewaakt te worden door de teamleider. Het team let er zelf op. Meer over teamdoelen en een jaarplan op één bord lees je bij jaarplanning en teamdoelen.

De plannen van boven vertalen naar je team

Er is een jaarplan of een koers van de organisatie, en jij moet het waarmaken met je team. Het gevaar is dat je de doelen overneemt, en dat het team niet ziet wat het ermee moet.

Vertalen gaat in drie stappen.

1. Waar doen wij het voor? Wat betekent de koers van de organisatie voor jullie werk? Schrijf dat op in de woorden van het team.
2. Wat kunnen wij bijdragen? Kies de doelen waar het team echt iets aan kan doen. Niet alles uit het plan is voor jullie.
3. Wat is haalbaar? Meld terug wat het team kan en wat het daarvoor nodig heeft. Een doel dat niet haalbaar is, bespreek je voordat het jaar begint, niet aan het eind.

Zo gaat een plan niet alleen omlaag, maar komt er ook een antwoord terug. Hoe dat over meerdere niveaus werkt, lees je bij van strategie naar uitvoering.

Teamleider in de zorg, het onderwijs of bij een gemeente

Teamleider in de zorg

Wat doet een teamleider in de zorg? Vaak draait veel om de bezetting: wie werkt wanneer, en wat als iemand uitvalt. Daarnaast de kwaliteit van zorg, de overdracht en de afspraken met andere disciplines. Een zorgteam werkt in diensten en ziet elkaar zelden allemaal tegelijk. Een korte dagstart en een bord dat iedereen kan zien, helpen dan om afspraken niet tussen de diensten te verliezen. Meer lees je op de pagina over de zorg.

Teamleider in het onderwijs

Wat doet een teamleider op school? Op een basisschool, in het voortgezet onderwijs of in het mbo staat een teamleider soms zelf ook voor de klas. Tijd voor overleg is schaars, want de lessen gaan voor. Juist dan helpt een vaste vergaderstructuur, met elke keer dezelfde agenda en afspraken die een naam krijgen. Meer lees je op de pagina over onderwijs en kinderopvang.

Teamleider bij een gemeente

Bij een gemeente stuurt een teamleider een team dat werkt voor inwoners en ondernemers, met regels, termijnen en een college dat de koers zet. Neem de teamleider van team Vergunningen. Het collegeprogramma vraagt om snellere vergunningen. Het team vertaalt dat naar een eigen doel, bijvoorbeeld meer aanvragen binnen de termijn afhandelen, en ziet elke maand of het lukt. Wat het team niet zelf kan oplossen, zoals te weinig capaciteit of een regel die in de weg zit, gaat naar het bord van de afdeling. Meer lees je op Obeya voor gemeenten.

Wat Midflyt voor een teamleider doet

Midflyt helpt teams om elke week samen te bespreken waar ze staan en wat er nu moet gebeuren. Voor een teamleider betekent dat: overzicht zonder rondvragen, en een overleg waarin het team zelf afspraken maakt en opvolgt. Je kunt op drie manieren beginnen.

Kanban: zelf beginnen met één team

Met Kanban zet je het werk en het overleg van je team op een bord. Je kiest een werkwijze, zoals Werk, Overleg of Doelen en planning, en de kolommen en de agenda van het overleg staan klaar. Wat vastzit, te laat is, stilstaat of geen eigenaar heeft, komt vanzelf bij wat aandacht vraagt. Kanban koop je online en je kunt meteen beginnen: € 50 per maand voor 1 bord, € 90 voor 2 en € 120 voor 3, zonder btw. Je betaalt per bord, niet per persoon. Alles over Kanban

Obeya: samen sturen op doelen, met een training

Een Obeya laat zien waarvoor het team het werk doet: waar het heen wil, welke doelen daarbij horen en of het op koers ligt. In de training Basis Obeya bouwt het team zijn eigen bord, bij jullie op locatie, voor teams tot twintig mensen. Managers doen gewoon mee. Drie tot vier mensen uit het team worden opgeleid tot Navigator. Zij bereiden het overleg voor, bewaken het gesprek en zorgen dat afspraken worden opgevolgd. Dat hoeft dus niet de teamleider te zijn. Alle trainingen zijn met een certificaat.

Software die de borden verbindt

De software verbindt het bord van je team met de borden erboven en ernaast. Met Stuur naar bord komt een doel van de afdeling in het postvak van jouw team, en het team legt het zelf op het bord. Is al het werk onder een doel klaar, dan vinkt het doel zichzelf af, en ziet het bord erboven hoe ver het werk is. Metrieken tellen niet vanzelf op over de borden heen: elk bord houdt zijn eigen metrieken bij. De software kun je 30 dagen gratis proberen.

Werkt jullie organisatie met een OGSM, dan zie je die terug op het bord. De O, de ambitie, wordt het paneel Waar we het voor doen. De meetbare doelen worden de doelen op het bord, en de metrieken en de stappen per maand laten zien of het lukt. Hoe dat precies zit, lees je bij OGSM en OKR in de praktijk.

Na de basis

Je kunt ook een losse training boeken, zonder dat het team eerst Basis Obeya heeft gedaan: een jaarstart met het hele team, een visiesessie met het management, intervisie voor Navigators of hulp bij een probleem dat vastzit. Bekijk Na de basis