Dagstart, teamoverleg en verbeteren op de afdeling

De dagstart of huddle op de afdeling

Een dagstart is een kort overleg aan het begin van de dienst. Het team staat bij het bord en kijkt samen naar vandaag: is er genoeg bezetting, wat zit vast, en wie helpt wie? In de zorg heet dit ook wel een huddle. Het gaat om hetzelfde: even met het team bij elkaar voordat het werk begint.

Dagstart en overdracht zijn twee dingen

De overdracht gaat over de patiënt of cliënt. De dagstart gaat over het werk van het team: wat pakt niemand op, wie loopt vast, waar is hulp nodig? Houd ze apart, ook als ze vlak na elkaar komen.

Wat bespreek je in een dagstart in de zorg?

1. Check-in. Wie is er, wie niet, en wat moet iedereen weten? Een invaller van een andere afdeling, een opname die eraan komt.
2. Wat vraagt aandacht. Wat vastzit, te laat is of geen eigenaar heeft. Een bestelling die niet is geleverd, ontslagpapieren die niet klaar zijn.
3. Wat pakken we vandaag op. Wie neemt wat, en wie kan een ander helpen?
4. Afronden. Wie doet wat.

Een kwartier is genoeg, en staan helpt. De dagstart is een gewoonte uit lean: elke dag kort kijken wat het werk in de weg zit, en dat dezelfde dag oppakken.

Per soort zorg

• Ziekenhuis: op de verpleegafdeling na de overdracht, over opnames, ontslagen en wat elders vastzit.
• Verpleeghuis: per woongroep aan het begin van de dag.
• Gehandicaptenzorg: bij de dienstwissel, zodat ook wie later begint ziet wat er speelt.
• Huisartsenpraktijk: assistenten, praktijkondersteuners en huisartsen even samen voor het spreekuur.
• Ggz en jeugdzorg: een ambulant team start op de vaste kantoordagen, of online bij hetzelfde bord.

Zet geen namen van patiënten of cliënten op het bord. Het bord gaat over het werk van het team.

In Midflyt

Bij de werkwijze Werk zet je een dagstart aan, elke werkdag. De agenda staat klaar, en bij Wat vraagt aandacht staat vanzelf wat vastzit, te laat is, stilstaat of geen eigenaar heeft. Lees meer over de dagstart en het dagstartbord.

Teamoverleg in de zorg: hoe vaak en wat je bespreekt

Het teamoverleg, ook wel werkoverleg, is het vaste moment waarop het team samen naar het werk kijkt en besluit wat nodig is. In de zorg is dat lastig, want er wordt in diensten gewerkt en er moet altijd iemand zorg geven.

Hoe vaak heb je teamoverleg in de zorg?

Daar is geen vaste regel voor. Wat telt, is een vast moment, zodat iedereen eromheen plant en het niet schuift als het druk is. Een combinatie werkt goed: elke dag een korte dagstart, en elke week of elke twee weken een teamoverleg voor wat meer tijd vraagt. Komt het team maar eens per maand bij elkaar, dan blijven afspraken een maand liggen.

Wie er niet bij is, moet het kunnen nalezen

Bijna nooit is iedereen er. Een kort verslag dezelfde dag, en een bord waarop besluiten en acties blijven staan tot ze af zijn, zorgen dat de nachtdienst hetzelfde weet als wie aan tafel zat.

De agenda

Elke keer hetzelfde: een korte check-in, de besluiten en acties van vorige keer, de ingebrachte onderwerpen één voor één, en afronden. Elk onderwerp eindigt in een besluit, een actie of volgende keer. De bespreking van één cliënt hoort er niet in, maar in de cliëntbespreking of het multidisciplinair overleg.

Een voorbeeld uit een verpleeghuis

Het team van een woongroep brengt in: het rooster rond de feestdagen, wie nieuwe collega's de tillift uitlegt, en de onrust aan tafel bij het avondeten. Het rooster wordt een besluit, de tillift een actie met een naam, en de onrust aan tafel gaat als idee naar het verbeterbord.

In Midflyt

Met de werkwijze Overleg is het bord de agenda. Wat iemand in de kolom Inbreng zet, staat vanzelf op de agenda van het volgende overleg. Een besluit komt in de besluitenlijst, een actie op het werkbord, en na het overleg gaat er een verslag per mail. Meer over het werkoverleg en de agenda.

Een verbeterbord in de zorg

Zorgmedewerkers zien elke dag wat beter kan: ze zoeken naar hetzelfde apparaat of typen gegevens twee keer over. Een verbeterbord geeft die ideeën een plek, en iedereen ziet wat ermee gebeurt. Een idee schuift van Ideeën via Gekozen, Uitproberen en Werkt het? naar Vastgelegd of Gestopt.

Voorbeelden van verbeterideeën

• Ziekenhuis: overdracht aan bed in plaats van in de teampost.
• Verpleeghuis: een vaste plek voor de hulpmiddelen op elke kamer.
• Gehandicaptenzorg: één overdrachtsmap per woning in plaats van losse briefjes.
• Huisartsenpraktijk: terugbelverzoeken op vaste momenten, zodat de telefoon in de ochtend vrij blijft.
• Ggz en jeugdzorg: een vaste middag om verslagen en plannen bij te werken.

Verbeteren met de PDCA-cyclus

Een verbeterbord is de PDCA-cyclus in kolommen. Plan: een idee kiezen en afspreken hoe je het uitprobeert. Do: uitproberen. Check: de kolom Werkt het?. Act: vastleggen, aanpassen of stoppen. Vaak blijft het bij plan en do; de kolom Werkt het? maakt de cyclus rond. Meer over de PDCA-cyclus in je team.

In Midflyt

Met de werkwijze Verbeteren staan de kolommen klaar. Wat in Werkt het? staat, komt vanzelf op de agenda van het verbeteroverleg, elke twee weken. Doorvoeren of stoppen komt als besluit in de besluitenlijst. Meer over het verbeterbord.

Teamdoelen in de zorg: voorbeelden

Een goed teamdoel zegt wat er anders is als het gehaald is, met een moment erbij. Het team kan het zelf halen, en iedereen kan zien of het gelukt is.

• Ziekenhuis: overdracht aan bed op alle kamers van de afdeling, vóór de zomer.
• Verpleeghuis: elke bewoner heeft een vaste contactpersoon in het team, dit kwartaal.
• Gehandicaptenzorg: elke bewoner heeft een bijgewerkt ondersteuningsplan, vóór het einde van het jaar.
• Huisartsenpraktijk: terugbelverzoeken dezelfde dag afgehandeld, vanaf het tweede kwartaal.
• Ggz: de wachttijd voor een intake korter aan het eind van het jaar.
• Jeugdzorg: elk gezin weet binnen een week na de aanmelding wie de vaste hulpverlener is.

Van het jaarplan naar het team

Het jaarplan van een zorgorganisatie gaat over de hele organisatie. Vraag als team: wat dragen wij hieraan bij, en wat kunnen we zelf halen? Kies een paar doelen, zet ze in de periode waarin ze af moeten, en hang het werk eronder. Hoe, lees je bij jaarplanning en teamdoelen.

Zet bij elk doel wie het trekt. Een doel zonder naam is van iedereen, en dus van niemand. Zo ziet eigenaarschap in de zorg er in het klein uit: iemand die zorgt dat het doel elke maand op tafel komt. Meer over eigenaarschap in je team.

Stuurinformatie die het team zelf gebruikt

In de zorg is veel stuurinformatie: productie, wachttijden, verzuim, incidenten. Meestal komt die in een rapportage bij de manager terecht, en ziet het team de cijfers zelden. Stuurinformatie werkt pas als het team er zelf op kan sturen. Kies een paar cijfers die het team elke week ziet en kan veranderen. Niet het verzuim van de hele organisatie, maar het aantal terugbelverzoeken dat aan het eind van de dag nog openstaat. Zet het op het bord, naast het doel waar het bij hoort, en bespreek het in het overleg: ligt het op koers, en zo niet, wat doen we eraan?

In Midflyt

Op een Obeya-bord staan metrieken naast de doelen, als staaf, lijn, cirkel, getal of mijlpalen, met een doelwaarde. Metrieken tellen niet vanzelf op over de borden heen. De voortgang van het werk wel: is al het werk onder een doel klaar, dan vinkt het doel zichzelf af, en het bord erboven ziet bijvoorbeeld 3/5 klaar.

Lean in de zorg: wat een team ervan merkt

Lean gaat over werken zonder verspilling, en steeds een beetje beter. In de zorg gaat het om alles wat tijd kost zonder dat de patiënt of cliënt er iets aan heeft: zoeken naar materiaal, wachten op een uitslag, gegevens twee keer invoeren.

Een team merkt er vooral een paar gewoontes van: elke dag een korte dagstart, een verbeterbord, en niet te veel tegelijk oppakken, met een maximum voor de kolom Doing. Ook Obeya komt uit de lean-wereld.

Obeya voor de afdeling of het cluster

Kanban in Midflyt is er voor één team, met hooguit 3 borden. Werkt een afdeling met meerdere teams, of wil een cluster of zorggroep de doelen uit het jaarplan tot in de teams laten landen, dan past Obeya beter.

Obeya is een manier van samen sturen: doelen, werk en problemen staan op één bord, en daar stuurt het team in een vast ritme op. Lees wat Obeya is.

Elk niveau een eigen bord

Het team, de afdeling en de zorggroep hebben elk een eigen bord, en die borden werken samen. Een doel gaat met Stuur naar bord naar het postvak van het bord eronder. Een knelpunt dat een team niet zelf kan oplossen, gaat omhoog, en het besluit komt terug op het kaartje waar het om ging.

Voorbeeld: kortere wachttijd op de polikliniek

Dit voorbeeld is verzonnen.

Samenwerking in de zorg

De borden werken samen binnen de eigen organisatie. Werk dat bij een ketenpartner ligt, zoals de thuiszorg of de gemeente, zet je als kaartje op je eigen bord, met iemand die het contact onderhoudt.

Een Navigator en een training

Bij elk bord hoort een Navigator uit het eigen team, die het overleg voorbereidt en zorgt dat afspraken worden opgevolgd. Obeya begint met de training Basis Obeya: incompany, bij jullie op locatie, voor teams tot twintig mensen, met certificaat. Daarin worden drie tot vier Navigators opgeleid. De software kun je 30 dagen gratis proberen.