Overzicht over je projecten, van werkvoorbereiding tot oplevering
In de bouw en de installatietechniek loopt het werk via veel mensen: de werkvoorbereiding, de uitvoerder, de monteurs, de onderaannemers en de opdrachtgever. Zonder overzicht merk je pas op de bouwplaats dat de tekening ontbreekt of dat het materiaal niet is geleverd. Op deze pagina lees je hoe een team in een bouwbedrijf of installatiebedrijf overzicht houdt over zijn projecten: met een planbord, een korte dagstart, een werkoverleg met een actielijst en de risico's in beeld.
Herken je dit?
Projectmanagement in de bouw: het werk, het overleg en de risico's
Projectmanagement in de bouw draait om drie dingen die elke week terugkomen. Het werk: wat moet er gebeuren, wie doet het en wat wacht op een ander. Het overleg: waar het team afspraken maakt, besluiten neemt en oplost wat vastzit. En de risico's: wat mis kan gaan, en wat je eraan doet voordat het misgaat.
Vaak staan die drie op verschillende plekken: de planning in het ene bestand, de actielijst in de notulen, de risico's in een register dat niemand openslaat. Het werkt beter als ze op elkaar aansluiten.
Hoe ze op elkaar aansluiten
Een actie uit het projectoverleg wordt werk op het projectbord, met een naam en een datum. Een maatregel tegen een risico ook. En wat op het projectbord vastloopt, gaat naar het projectoverleg.
Een voorbeeld: de renovatie van twee woonblokken
Dit voorbeeld is verzonnen. Een projectteam renoveert twee woonblokken. Op het projectbord staan de kozijnen van blok A in Doing, de tekening van de dakopbouw wacht op de constructeur, en de sloop van de keukens in blok A is klaar. Bij Spoed staat: andere leverancier voor de warmtepompen zoeken. Die levering loopt vertraging op, en dat risico staat in rood op het bord met risico's.
Meer over projectmanagement op kanbanborden.
Een planbord voor de bouw
Met een planbord bedoelen mensen in de bouw twee verschillende dingen.
Wie waar staat
Het eerste is de personeelsplanning: welke ploeg of monteur staat welke dag op welk project. Dat is een rooster met namen per dag. Midflyt is daar niet voor bedoeld, en vervangt je rooster niet.
Wat er moet gebeuren
Het tweede is de werkplanning: wat moet er af, wat loopt er en wat wacht op een ander. Daar kijkt het team samen naar in het overleg. Begin met To do, Doing en Done, met een kolom Wacht op erbij. In de bouw wacht veel werk op een tekening, een levering, een vergunning of een onderaannemer. Wat daar te lang staat, vraagt aandacht.
Rijen per spoor
Een project heeft sporen die naast elkaar lopen. Met een rij per spoor houd je ze uit elkaar zonder extra kolommen: bijvoorbeeld Spoed, Techniek, Processen en Mensen en communicatie. In die laatste rij staat het werk met de bewoners, zoals een brief over de waterafsluiting of een bewonersavond.
Fasen en mijlpalen
Naast het werk heeft een project fasen en mijlpalen: ontwerp definitief, vergunning binnen, ruwbouw klaar, installaties opgeleverd, oplevering aan de bewoners. Zet die op een eigen bord, als Nu, Hierna en Later, of als fasen. Koppel elke mijlpaal aan het werk erachter. Staat het werk stil, dan zie je dat de mijlpaal in gevaar komt voordat de datum voorbij is.
Een planbord digitaal
Een planbord aan de muur van de keet ziet alleen wie in de keet staat. De werkvoorbereiding op kantoor en de monteur onderweg zien het niet. Een digitaal planbord ziet iedereen, en wat in het overleg wordt afgesproken, staat meteen op het kaartje.
De dagstart op de bouw of in de werkplaats
Een dagstart is een kort overleg aan het begin van de werkdag, staand bij het bord. Op de bouw is dat met de uitvoerder en de ploeg bij de keet. Bij een installatiebedrijf met de monteurs in de werkplaats, voordat ze naar hun klussen gaan.
Wat je bespreekt
- Check-in. Wie is er, wie werkt waar, en is er iets wat iedereen moet weten voor vandaag? Een afsluiting van water of stroom, een levering die binnenkomt, een kraan die alleen in de ochtend beschikbaar is.
- Wat vraagt aandacht. Wat vastzit, te laat is of op een ander wacht. Een tekening die er nog niet is, materiaal dat niet is geleverd, een onderaannemer die niet is gekomen.
- Wat pakken we vandaag op. Wie doet wat, en waar is een extra hand nodig?
- Afronden. Herhaal kort wie wat doet.
Een kwartier is genoeg. Wat meer tijd vraagt, krijgt een kaartje met een naam en wordt na de dagstart opgepakt.
De werkvoorbereiding erbij
Wat op de bouw vastloopt, heeft vaak te maken met de werkvoorbereiding: een bestelling die niet is gedaan, een tekening die nog niet klaar is. Laat de werkvoorbereider af en toe aansluiten bij de dagstart, of zet wat de werkvoorbereiding moet regelen op hetzelfde bord. Dan hoort de werkvoorbereiding het dezelfde dag, en niet aan het eind van de week.
Monteurs onderweg
Een installatieteam is vaak verspreid over adressen. Dan werkt een korte dagstart online, bij hetzelfde bord, of een dagstart in de werkplaats op de dagen dat iedereen daar begint. Meer over de dagstart en het dagstartbord.
Werkoverleg en actielijst
Het werkoverleg of projectoverleg is het vaste moment waarop het projectteam samen naar het werk kijkt: de uitvoerder, de werkvoorbereider, de projectleider en waar nodig de onderaannemers. Het gaat over wat vastzit, wat er besloten moet worden en wie wat doet.
Een vaste agenda
Een korte check-in, de besluiten en acties van vorige keer, de ingebrachte onderwerpen één voor één, en afronden. Elk onderwerp eindigt in een besluit, een actie of volgende keer.
Een voorbeeld
In het projectoverleg van de renovatie zijn twee onderwerpen ingebracht: de werktijden op zaterdag en het meerwerk bij de balkons. De volgorde van blok A en blok B is vorige keer besproken en vastgelegd als besluit. Het meerwerk wordt een actie: de werkvoorbereider vraagt een offerte op, vóór 15 november. De zonnepanelen op het dak zijn geparkeerd: een goed idee, maar niet nu.
Een actielijst die wordt afgewerkt
Een actielijst in de notulen wordt na een week niet meer gelezen. Wat werkt: elke actie krijgt een naam en een datum, staat op het bord tot hij af is, en het volgende overleg begint met de vraag of hij is gedaan. Besluiten horen in een besluitenlijst die het team kan teruglezen. Dat scheelt een discussie als het later over meerwerk gaat. Meer over de actielijst en de besluitenlijst.
Het projectoverleg en de stuurgroep
Bij een groter project is er naast het projectoverleg een stuurgroep, met de opdrachtgever of de directie. Daar vallen de besluiten die boven het team uitgaan: over geld, tijd en richting. Meer over het werkoverleg en de agenda.
Risico's in beeld
Een risico kan nog gebeuren. Een issue is er al. Bij een risico zoek je een maatregel om het te voorkomen, bij een issue een oplossing.
Het voorbeeld van de renovatie
- Gesignaleerd: vorst in januari kan het stortwerk stilleggen.
- Aanpak loopt: de levering van de warmtepompen loopt vertraging op (rood), en de onderaannemer voor de elektra heeft te weinig mensen.
- Geaccepteerd: geluidsoverlast voor bewoners tijdens de sloop.
- Opgelost: de steiger was niet op tijd geleverd.
Elke maand langs
Loop elke maand alle open risico's langs: groter of kleiner geworden, en wat doen we eraan? Een maatregel wordt een actie op het projectbord, met een naam. Bij de warmtepompen is dat: een andere leverancier zoeken, bij Spoed. Een nieuw risico met grote gevolgen bespreek je meteen, niet pas volgende maand.
Geaccepteerd is ook een keuze
Niet elk risico kun je wegnemen. Geluidsoverlast tijdens de sloop hoort erbij. Accepteer het bewust, en zorg dat de bewoners het van tevoren weten. Meer over het risicoregister.
Lean in de bouw: wat een team ervan merkt
Lean gaat over werken zonder verspilling, en steeds een beetje beter. In de bouw is verspilling vooral wachten op materiaal, een tekening of een andere partij, en werk dat opnieuw moet. Veel daarvan zit niet in het vakwerk, maar in de afstemming tussen partijen.
Wat een team ervan merkt
- Een dagstart. Elke dag kort bij het bord, zodat wat vastzit dezelfde dag een eigenaar krijgt.
- Een kolom Wacht op. Zo zie je wat op een ander wacht, en hoe lang al.
- Niet te veel tegelijk. Een maximum voor Doing laat zien wanneer het team te veel tegelijk oppakt. Liever iets afmaken dan aan iets nieuws beginnen.
- Een verbeterbord. Wat steeds terugkomt, wordt een idee om uit te proberen. Bijvoorbeeld het materiaal per woning klaarzetten in plaats van per blok.
Klein beginnen
Je hoeft geen lean-traject te hebben om met deze gewoontes te beginnen. Werkt jullie bedrijf al met lean, dan sluiten ze daar goed op aan. Obeya komt ook uit de lean-wereld.
Zo zit het in Midflyt
Je project op 3 borden
Met de combinatie Project heb je drie borden die samenwerken:
- Projectbord: het werk van het project, met de kolommen Backlog, To do, Doing, Wacht op en Done, en de rijen Spoed, Techniek, Processen en Mensen en communicatie. Een dagstart zet je aan als je het bord maakt.
- Projectoverleg: het bord is de agenda. Wat in Inbreng staat, staat vanzelf op de agenda van het volgende overleg. Op dit bord kan een tweede overleg bij: de stuurgroep, elke maand.
- Risico's en issues: met de kolommen Gesignaleerd, Aanpak loopt, Geaccepteerd en Opgelost, en een risico-overleg elke maand.
Acties uit het projectoverleg en maatregelen tegen risico's komen op het projectbord. Wat te laat is, stilstaat of geen eigenaar heeft, staat vanzelf klaar voor het overleg.
Wil je de fasen en mijlpalen in beeld, kies dan Project met planning: een bord Planning en mijlpalen, het projectbord en het projectoverleg.
Een paar projecten tegelijk
Lopen er een paar projecten tegelijk, en is niet elk project groot genoeg voor een eigen bord? Zet dan alle projecten op één bord met de werkwijze Doelen en planning. Elk kaartje is een project, in de kolommen Nu, Hierna, Later en Gehaald. De kleur van het kaartje zegt of het project op koers ligt, aandacht nodig heeft of achter ligt.
Kanban kost € 50 per maand voor 1 bord, € 90 voor 2 en € 120 voor 3, zonder btw. Je betaalt per bord, niet per persoon, en meekijken kost niets. Online kopen, meteen beginnen.
Voor het hele bedrijf: Obeya
Een bouwbedrijf of installatiebedrijf met meerdere afdelingen en veel projecten heeft meer nodig dan 3 borden. Dan past Obeya beter. De directie, de afdelingen en de projectteams hebben elk een eigen bord, en die borden werken samen. Een doel van het bedrijf gaat met Stuur naar bord naar de afdelingen en teams. Een knelpunt gaat omhoog, en het besluit komt terug. Is al het werk onder een doel klaar, dan vinkt het doel zichzelf af. Bij elk bord hoort een Navigator uit het eigen team.
Obeya begint met de training Basis Obeya: incompany, bij jullie op locatie, voor teams tot twintig mensen, met certificaat. Daarin worden drie tot vier Navigators opgeleid. De software kun je 30 dagen gratis proberen.
Vragen over projecten in bouw en installatie
Hoe houd je overzicht over meerdere bouwprojecten?
Zet alle projecten op één bord, met bij elk project wie het trekt en hoe het ervoor staat: op koers, aandacht nodig of achter. Bespreek elke maand welke projecten voorgaan en wat er vastzit. Een groot project krijgt een eigen projectbord. Heb je meer borden nodig, dan past Obeya beter.
Wat staat er op een planbord in de bouw?
Dat hangt af van wat je ermee wilt. Een personeelsplanning laat zien welke ploeg of monteur welke dag waar staat. Een werkplanning laat zien wat er moet gebeuren, wie het doet, wat loopt en wat wacht op een ander, zoals een tekening of een levering. Voor het overleg met het team heb je de werkplanning nodig, met een rij per spoor en de mijlpalen ernaast.
Wat bespreek je in een werkoverleg in de bouw?
Eerst of de besluiten en acties van vorige keer zijn uitgevoerd. Daarna wat vastzit en de onderwerpen die het team heeft ingebracht, zoals meerwerk, werktijden of de volgorde van het werk. Elk onderwerp eindigt in een besluit, een actie met een naam en een datum, of volgende keer. Besluiten die boven het team uitgaan, gaan naar de stuurgroep.
Hoe houd je een actielijst bij die wordt afgewerkt?
Geef elke actie een naam en een datum, en zet hem op het bord waar het team elke dag naar kijkt, niet alleen in de notulen. Begin elk overleg met de vraag of de acties van vorige keer zijn gedaan. Een actie die niet af is, krijgt een nieuwe afspraak in plaats van stilletjes door te schuiven.
Op maandag weten waarvoor je het doet.
Kanban: € 50 per maand voor 1 bord, zonder btw. Je betaalt per bord, niet per persoon.