Risicoregister: wat mis kan gaan, en wat jullie eraan doen

Wat is een risicoregister?

Een risicoregister is een overzicht van wat er mis kan gaan in een project of in het werk van een team. Per risico staat erbij hoe groot het is, wie de eigenaar is en wat jullie eraan doen. Een risicolog is hetzelfde: twee woorden voor één overzicht.

Naast risico's horen er ook issues in: dingen die al misgaan. Een risico kan nog gebeuren, een issue is er al. Bij een risico zoek je een maatregel om het te voorkomen of de gevolgen te beperken. Bij een issue zoek je een oplossing.

Waarom een register?

Omdat iedereen in een team risico's ziet, maar ze zelden op één plek samenkomen. De uitvoerder ziet dat de vorst het stortwerk kan stilleggen. De werkvoorbereider weet dat de onderaannemer te weinig mensen heeft. Zonder register blijft dat in hoofden zitten, tot het misgaat.

Voor welke teams

Voor een projectteam dat wil weten wat er mis kan gaan, en voor elk team met werk waar iets op het spel staat: een levering die vertraagt, een systeem dat moet blijven draaien, een deadline die vastligt. Bijvoorbeeld een projectteam dat een appartementencomplex renoveert en zijn risico's elke maand langsloopt.

Een risicoanalyse maken: zo pak je het aan

1. Verzamel wat mis kan gaan

Doe het samen. Vraag iedereen: wat kan dit project of dit werk vertragen, duurder maken of slechter laten aflopen? Schrijf elk risico apart op. Ook wat al misgaat.

2. Beschrijf elk risico

Wat kan er gebeuren, en wat is dan het gevolg? "Levering warmtepompen loopt vertraging op, waardoor de installaties in blok A later klaar zijn" is beter dan "leverancier".

3. Bepaal hoe groot het is

Kijk naar twee dingen: de kans dat het gebeurt, en de gevolgen als het gebeurt. Een risico met een grote kans en grote gevolgen bespreek je eerst. Een eenvoudige indeling in klein, middel en groot is genoeg. Het gaat om de volgorde, niet om een precies getal.

4. Geef elk risico een eigenaar

Eén persoon die het in de gaten houdt en de maatregel regelt. Niet degene die het risico zag, maar degene die er iets aan kan doen.

5. Kies een maatregel

Voorkomen, de gevolgen kleiner maken, of het risico bewust accepteren. Accepteren is ook een besluit: zet erbij waarom.

Kans maal impact: hoe groot is een risico?

De grootte van een risico hangt af van twee dingen: hoe waarschijnlijk het is dat het gebeurt, en hoe erg het is als het gebeurt. Vaak heet dat kans maal impact.

Houd het eenvoudig

Geef de kans en de impact elk een score van klein, middel of groot. Een risico met een grote kans en een grote impact staat bovenaan. Een risico met een kleine kans en een kleine impact hoeft niet elke maand besproken te worden. Het gaat om de volgorde: waar moet het team nu iets mee?

Impact is meer dan geld

Kijk naar wat het project of het team raakt: tijd, geld, kwaliteit, veiligheid, en de mensen voor wie je het doet. Bij een renovatie van woningen zijn dat ook de bewoners. Geluidsoverlast tijdens de sloop kost geen geld, maar raakt hen wel.

Een score is geen besluit

De score helpt kiezen wat eerst aandacht krijgt. Het besluit wat je eraan doet, neemt het team: voorkomen, de gevolgen kleiner maken of het risico bewust dragen. Schrijf dat besluit op, met een reden.

Een voorbeeld: een risicoregister in de bouw

Een projectteam renoveert een appartementencomplex. Op het risicobord staan bij gesignaleerd: vorst in januari kan het stortwerk stilleggen. Bij aanpak loopt: de levering van de warmtepompen loopt vertraging op, en de onderaannemer voor de elektra heeft te weinig mensen. Het eerste is vastgelopen en heeft een rode rand. Geaccepteerd is de geluidsoverlast voor bewoners tijdens de sloop: dat hoort erbij, en de bewoners zijn ingelicht. Opgelost is de steiger die niet op tijd werd geleverd.

De maatregel bij de warmtepompen is een actie: een andere leverancier zoeken. Die actie staat niet op het risicobord, maar op het projectbord, bij het werk. Daar ziet het team hem elke dag.

Een risicoregister als bord

Een register in een spreadsheet heeft één nadeel: alleen wie hem opent, ziet hem. Op een bord zie je in één oogopslag welke risico's nog open staan, en bij wie.

• Gesignaleerd: nieuw, nog niet besproken.
• Aanpak loopt: er is een maatregel, en die wordt uitgevoerd.
• Geaccepteerd: het team heeft besloten het risico te dragen.
• Opgelost: het risico is weg, of het issue is opgelost.

Wat je per risico opschrijft

Wat er mis kan gaan, wat het gevolg is, hoe groot de kans is, wie de eigenaar is en welke maatregel jullie nemen.

Hoe vaak bespreek je de risico's?

Elke maand alle open risico's: is het groter of kleiner geworden, en doen we nog het goede? Een nieuw risico met grote gevolgen wacht niet op het volgende overleg: dat bespreek je meteen.

Zo blijft het register bij

• Begin met de nieuwe risico's: wie wordt eigenaar, en wat doen we?
• Loop dan de open risico's langs, de grootste eerst.
• Kijk of de maatregelen worden uitgevoerd. Een maatregel die is afgesproken maar niet gedaan, is geen maatregel.
• Haal weg wat opgelost is. Een register vol oude risico's leest niemand meer.

Veelgemaakte fouten met een risicoregister

• Eén keer invullen en nooit meer bijwerken. Dan klopt het na een maand niet meer.
• Een naam zonder eigenaarschap. Bij elk risico staat iemand, maar niemand voelt zich verantwoordelijk. Spreek af wat de eigenaar doet.
• Pas praten als het misgaat. Een risico dat al lang op de lijst staat, gebeurt toch, omdat niemand het besprak.
• Maatregelen die verdwijnen. Ze worden afgesproken en raken tussen het andere werk kwijt. Zet ze bij het werk, met een naam en een datum.

Samen met andere borden

Project

Het werk van het project, het projectoverleg en de risico's. Borden: Projectbord, Projectoverleg en Risico's en issues.

Begin met deze combinatie