Een actielijst die niet in de notulen verdwijnt
Na het overleg staat het er netjes: een actielijst met wie wat doet. Twee weken later weet niemand meer waar die lijst is. Een actielijst werkt alleen als hij zichtbaar blijft tot alles af is, en als het team er elke keer mee begint. Hier lees je wat erop hoort, met een voorbeeld, en wat het verschil is met een besluitenlijst en notulen.
Wat is een actielijst?
Een actielijst is een overzicht van wat er na een overleg moet gebeuren. Per actie staat erbij wie het doet en wanneer het af moet zijn. Het is de lijst waarmee je het volgende overleg begint: wat is gedaan, en wat nog niet?
Een actielijst hoort bij een vast overleg: een werkoverleg, een teamoverleg, een projectoverleg of een bouwvergadering. Hij is iets anders dan het takenlijstje van één persoon. Op een actielijst staan afspraken die het team samen heeft gemaakt.
Wat hoort er op een actielijst?
Een goede actielijst heeft weinig kolommen. Per actie schrijf je op:
- Wat. Begin met een werkwoord en schrijf op wat er af is als het gedaan is. "Offerte steigerwerk opvragen", niet "steiger".
- Wie. Eén naam. Niet "we", niet een afdeling.
- Wanneer. De datum waarop het af moet zijn. Staat er geen datum, dan is het volgende overleg de datum.
- Uit welk overleg. Zodat je later terugvindt waarom de actie er is.
- Status. Open, loopt of klaar. Loopt het vast, schrijf er dan bij waarom.
Wat er niet op hoort: besluiten, want die gaan op de besluitenlijst. Ook mededelingen en onderwerpen voor volgende keer horen er niet op. Een actielijst waar alles op staat, leest niemand.
Een voorbeeld van een actielijst
Hieronder twee voorbeelden: de actielijst van het werkoverleg van een team in de bouw en installatie, en die van een gewoon kantoorteam. Neem de kolommen over in je eigen lijst of op je eigen bord.
Werkoverleg van een bouw- en installatieteam
| Nr | Actie | Wie | Klaar op | Status |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Steigerplanning blok B afstemmen met de uitvoerder | Mark | 8 november | Klaar |
| 2 | Meerwerk badkamers bouwnummers 14 tot en met 20 prijzen | Ayşe | 11 november | Loopt |
| 3 | Keuring meterkasten fase 1 aanvragen | Dennis | 11 november | Vastgelopen: wacht op de tekening van de installateur |
| 4 | Opleverpunten woning 12 inplannen met de bewoner | Mark | 15 november | Open |
| 5 | Valbeveiliging dakrand controleren voor de nieuwe ploeg | Sanne | 6 november | Klaar |
Teamoverleg van een kantoorteam
| Nr | Actie | Wie | Klaar op | Status |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nieuwe werkinstructie voor verlofaanvragen rondsturen | Nadia | 7 november | Klaar |
| 2 | Inwerkplan voor de twee nieuwe collega's afmaken | Jeroen | 14 november | Loopt |
| 3 | Vakantieplanning voor de kerstweken rond maken | Fatima | 21 november | Open |
| 4 | Uitzoeken waarom declaraties dubbel binnenkomen | Tom | 14 november | Let op: de leverancier reageert niet |
Wat de voorbeelden laten zien
Elke actie heeft één naam. Wat vastloopt, staat er met de reden bij, zodat het overleg weet waar hulp nodig is. En wat klaar is, blijft staan tot het in het overleg is langsgekomen. Pas daarna gaat het van de lijst.
Actielijst, besluitenlijst en notulen: het verschil
| Wat | Actielijst | Besluitenlijst | Notulen |
|---|---|---|---|
| Wat erin staat | Wat er moet gebeuren, door wie en wanneer | Wat er is besloten, en waarom | Wat er is besproken |
| Hoe lang het geldt | Tot de actie af is | Tot het besluit wordt herzien of ingetrokken | Eén overleg |
| Wanneer je het leest | Bij elk volgend overleg | Als iemand wil weten waarom iets zo is | Als je er niet bij was |
Notulen zijn een verslag. Ze vertellen wat er is gezegd, en na het volgende overleg zijn ze oud. Een actielijst en een besluitenlijst leven langer: de actielijst tot alles af is, de besluitenlijst zolang het besluit geldt.
Veel teams zetten alle drie in één document. Dan staan de acties ergens onderaan de notulen, en zoekt niemand ze op. Houd ze apart. Dan kunnen de notulen kort blijven: wat besloten is en wie wat doet, staat al op een plek die het team kent.
Notulen van een werkoverleg
Zoek je een voorbeeld van notulen voor het werkoverleg? Meestal is een kort verslag genoeg: welke besluiten, welke acties, en wat gaat naar volgende keer. Meer over het verslag lees je bij het werkoverleg.
Een besluitenlijst bijhouden
Een besluitenlijst is het geheugen van het overleg. Wie over een half jaar wil weten waarom iets zo geregeld is, zoekt het daar op. Dat werkt alleen als elk besluit zo is opgeschreven dat iemand die er niet bij was, het begrijpt.
Per besluit schrijf je op:
- een nummer, zodat je ernaar kunt verwijzen;
- het onderwerp, in een paar woorden;
- wat er is besloten;
- waarom: wat speelde er, en wat viel af;
- voor wie of wat het geldt;
- wie besloot, en op welke datum;
- wanneer het ingaat;
- wanneer je het opnieuw bekijkt.
Een voorbeeld van een besluitenlijst
| Nr en onderwerp | Wat is besloten | Waarom | Datum | Herzien op |
|---|---|---|---|---|
| B-001 Begintijd op de bouwplaats | In de wintermaanden beginnen we pas als het licht is | Op een donkere steiger is het werk niet veilig | 4 november | 1 maart |
| B-002 Opleverpunten | Elk opleverpunt krijgt binnen een week een afspraak met de bewoner | Bewoners belden steeds de uitvoerder om te vragen wanneer er iemand kwam | 4 november | leeg |
| B-003 Meerwerk | Meerwerk boven een vast bedrag gaat eerst langs de projectleider | Er werd meerwerk uitgevoerd dat later niet betaald werd | 18 november | 1 juni |
Een besluit verdwijnt niet
Een besluit dat niet meer klopt, gooi je niet weg. Je herziet het, je trekt het in of je vervangt het door een nieuw besluit. Schrijf erbij waarom. Dan blijft te zien hoe het team bij het huidige besluit uitkwam.
Waarom acties blijven liggen
Acties op een lijst blijven om dezelfde redenen liggen als andere afspraken.
- De lijst is uit beeld. Hij staat in een mail of in een map. Tussen twee overleggen kijkt niemand ernaar.
- De actie is te groot. "Planning op orde" is geen actie, maar een project. Knip het op tot iets wat één persoon kan afmaken.
- Er staan meer namen bij. Dan wacht iedereen op de ander.
- Niemand vraagt ernaar. Begint het overleg niet met de acties van vorige keer, dan schuiven ze stil door.
- Wat vastloopt, blijft onzichtbaar. De actiehouder wacht op iemand anders en meldt het niet. Pas in het overleg blijkt dat er al die tijd niets is gebeurd.
De oplossing is geen strengere lijst. Het is een lijst die zichtbaar blijft, met één naam per actie, en een overleg dat er elke keer mee begint. Meer over afspraken nakomen lees je op Eigenaarschap in teams.
Besluiten en acties op het kaartje
In Midflyt houd je geen losse actielijst bij. Het overleg en het bord horen bij elkaar.
- Elk punt eindigt in een vervolg. Bij het afronden van een agendapunt kies je: een actie, een besluit, ter kennisgeving, naar een ander bord, of afgehandeld zonder vervolg. Een punt zonder keuze afronden kan niet.
- Een actie wordt een kaartje. Een actie heeft minstens één actiehouder. Die wordt eigenaar van het kaartje, de deadline wordt de einddatum, en de actiehouders krijgen een mail. Werkt het team ook met een werkbord, dan komt de actie daar in To do. Zonder werkbord komt hij in de kolom Acties van het overlegbord.
- Een besluit gaat naar de besluitenlijst. Met een nummer, zoals B-001, het waarom en de datum. Geef je een datum mee om het te herzien, dan krijgt de Navigator op die dag een herinnering. Bij het besluit zie je welke kaartjes eraan vastzitten, en of ze klaar zijn.
- De volgende keer staat het klaar. Het overleg begint met de besluiten en acties van vorige keer. Je ziet meteen wat klaar is en wat niet.
- Wat vastloopt, valt op. Een kaartje kan op Let op of Vastgelopen. Wie dat kiest, schrijft erbij waarom, en de eigenaars en de Navigator krijgen een mail.
- Het verslag gaat vanzelf. Na afloop gaat het verslag naar de deelnemers. Niemand hoeft notulen over te typen.
Kanban kost € 50 per maand voor 1 bord, € 90 voor 2 en € 120 voor 3, zonder btw. Je betaalt per bord, niet per persoon, en meekijken kost niets. Je rekent online af en kunt meteen beginnen.
Vragen over de actielijst
Wat is het verschil tussen een actielijst en notulen?
Notulen zijn een verslag van wat er in het overleg is besproken. Een actielijst zegt wat er daarna moet gebeuren, door wie en wanneer. Notulen lees je één keer, de actielijst gebruik je tot alle acties af zijn. Houd ze daarom apart.
Wat zet je op een besluitenlijst?
Per besluit een nummer, het onderwerp, wat er is besloten en waarom. Zet erbij voor wie het geldt, wie besloot, de datum en wanneer je het opnieuw bekijkt. Schrijf het zo op dat iemand die er niet bij was, het begrijpt.
Hoe zorg je dat acties worden afgerond?
Geef elke actie één naam en een datum, en houd de lijst zichtbaar voor het hele team. Begin elk overleg met de acties van vorige keer. Laat wie vastloopt dat melden voordat het overleg er is. Dan is een actie die blijft liggen een vraag om hulp, en geen verrassing.
Een actielijst in een spreadsheet of op een bord?
Een spreadsheet werkt als iemand hem bijhoudt en het team hem opent. Vaak staat hij in een map en kijkt niemand ernaar tussen twee overleggen. Op een bord ziet het team de acties bij het werk, met wie ze doet en wat vastzit. Een actie blijft daar staan tot hij af is.
Op maandag weten waarvoor je het doet.
Kanban kost € 50 per maand voor 1 bord, € 90 voor 2 en € 120 voor 3, zonder btw. Je betaalt per bord, niet per persoon, en meekijken kost niets. Je rekent online af en kunt meteen beginnen.