Visueel management: zien hoe het ervoor staat, in één oogopslag
Visueel management (in het Engels visual management) betekent dat je laat zien hoe het werk ervoor staat, zodat iedereen het in één oogopslag ziet. Niet in een rapport of een mail, maar op een bord waar het team samen voor staat. Wat loopt, wat vastzit en wat af is, zie je zonder dat iemand het hoeft uit te leggen. Op deze pagina lees je wat visueel management is, waar het vandaan komt, wat er op een bord hoort, en vier voorbeelden uit de praktijk.
Wat is visueel management?
Visueel management is een manier van werken waarin de informatie over het werk zichtbaar is op de plek waar het werk gebeurt. Een bord aan de muur van de teamkamer, een scherm in de werkruimte, een planbord in de bouwkeet. Iedereen kijkt naar hetzelfde beeld.
Een goed bord beantwoordt drie vragen die een team zich elke dag of elke week stelt:
- Waar staan we, vergeleken met wat we wilden?
- Wat zit vast of loopt achter?
- Wie doet wat, en wanneer?
Een kaartje met een rode rand vertelt meer dan een alinea in een verslag. Een grafiek die onder de streeflijn zakt, ziet iedereen.
Het bord is er voor het gesprek
Visueel management werkt pas als het team er iets mee doet. Een bord dat alleen informatie toont, is een mededelingenbord. Het verschil zit in het ritme. Het team staat er op een vast moment samen voor, bespreekt wat afwijkt en spreekt af wie wat doet. Het bord maakt zichtbaar wat er speelt. Het gesprek bij het bord bepaalt wat er gebeurt.
Visual management in lean: waar het vandaan komt
Visual management komt uit lean, de manier van werken die in de Japanse auto-industrie is ontstaan. Daar was bij elke productielijn te zien wat er die dag gemaakt moest worden, hoeveel er klaar was en waar een probleem zat. Zag iemand een fout, dan kon die de lijn stilzetten en ging er een lamp branden. Iedereen zag het meteen, en de hulp kwam naar de plek van het probleem.
Het idee daarachter is eenvoudig. Een probleem dat je ziet, kun je oplossen. Een probleem dat in een spreadsheet of in iemands hoofd zit, groeit door tot het te laat is.
Later kwam visueel management buiten de fabriek terecht: in ziekenhuizen, op bouwplaatsen, bij gemeenten en in kantoorteams. Daar gaat het minder over aantallen producten en meer over afspraken, doelen en werk dat op elkaar wacht. Obeya komt ook uit de lean-wereld. Het woord betekent grote kamer: de plek waar doelen, werk en problemen bij elkaar hangen, zodat een team samen kan kijken en kiezen. Lees meer op wat Obeya is.
Wat staat er op een visueel managementbord?
Een visual management board heeft geen vaste indeling. Wat erop staat, hangt af van de vraag waar het bord antwoord op geeft. Toch hebben de meeste goede borden dezelfde onderdelen:
- Waarvoor je het doet. Het doel of de richting, zodat het werk een reden heeft.
- Het werk. Kaartjes met wat er moet gebeuren, wie het doet en wanneer.
- De stand. Een kleur per kaartje: op koers, let op of vastgelopen.
- Een paar cijfers. Een grafiek met een streefwaarde, zodat je ziet of het de goede kant op gaat.
- Wat in de weg zit. Problemen krijgen een eigen plek, met een naam erbij.
- Wat er is gelukt. Ook dat hoort op het bord. Het laat zien dat het werk iets oplevert.
Kleur zegt meer dan tekst
Spreek af wat elke kleur betekent. Groen is op koers, oranje is let op, rood is vastgelopen. Een rood kaartje is geen schuldvraag, maar een hulpvraag. Zet verder alleen op het bord wat je in het overleg bespreekt.
Vier voorbeelden: teambord, dagstartbord, verbeterbord en Obeya-bord
Voorbeelden van visueel management zijn er in elke sector. Dit zijn de vier borden die je het vaakst tegenkomt, elk met een voorbeeld.
Het dagstartbord in de zorg
Op een verpleegafdeling staat het team elke ochtend kort bij het dagstartbord. Daarop staat wat vandaag aandacht vraagt: een opname die later komt, een collega die ziek is, een apparaat dat stuk is. Bij elk kaartje staat een naam. Wat meer tijd vraagt, gaat na de dagstart verder. Lees meer over de dagstart en het dagstartbord.
Het teambord op kantoor
Team Vergunningen van een gemeente heeft een teambord met de kolommen Backlog, To do, Doing, Wacht op en Done. In Wacht op staan de aanvragen waarvoor nog een advies van een andere afdeling nodig is. In het weekoverleg ziet het team meteen welke daar te lang staan, en wie dat navraagt. Lees wat een kanbanbord is.
Het verbeterbord in de productie
Een inpakafdeling heeft een verbeterbord met de kolommen Ideeën, Gekozen, Uitproberen, Werkt het?, Vastgelegd en Gestopt. Een medewerker zet erop dat de tape steeds op een andere plek ligt. Het team kiest het idee, probeert een vaste plek bij elke tafel uit en bespreekt in het verbeteroverleg of het werkt. Lees hoe je een verbeterbord maakt.
Het Obeya-bord in de bouw
Een installatiebedrijf werkt aan een groot project en heeft een Obeya-bord voor het projectteam. Links staat waarvoor het team het doet. Daarnaast per rij de richting, de doelen, de metrieken en de stappen per maand, met een rij voor de planning en een voor de veiligheid. Rechts staat wat het team tegenhoudt: een leverancier die te laat levert, een tekening die nog niet is goedgekeurd. In het wekelijkse overleg begint het team bij die problemen.
In drie seconden zien hoe het ervoor staat
Een goede toets voor elk bord: loop erlangs en kijk drie seconden. Weet je dan hoe het team ervoor staat? Lukt dat niet, dan staat er te veel op of zie je de stand niet. Dan ligt het niet aan wie kijkt, maar aan het bord.
Drie dingen helpen:
- Een vaste leesrichting. Van links naar rechts: waarvoor, wat, hoe het gaat en wat er in de weg zit.
- De stand op een vaste plek. De kleur zit bij elk kaartje op dezelfde plek, bijvoorbeeld aan de rand.
- Weinig tekst per kaartje. Een kaartje is een titel, geen verslag. De details staan erachter.
Visueel management digitaal
Visueel management kan goed digitaal. Voor veel teams werkt dat zelfs beter dan een bord aan de muur, omdat niet iedereen elke dag op dezelfde plek werkt. Wie thuis werkt, in de wijk is of op een andere locatie zit, ziet hetzelfde bord.
Een digitaal bord heeft nog meer voordelen:
- Wat in het overleg wordt afgesproken, staat meteen op het kaartje. Niemand hoeft het achteraf over te typen.
- Je ziet vanzelf wat stilstaat of over de datum is. Op een bord aan de muur moet iemand dat elke keer zelf opzoeken.
- Borden van verschillende teams kunnen aan elkaar hangen. Zo zie je ook wat een ander team voor jou doet.
Er is ook een valkuil. Een digitaal bord dat in een tabblad verdwijnt, ziet niemand meer. Zet het in het overleg groot op een scherm, en kijk er samen naar. Software voor visual management is een hulpmiddel. Het werkt alleen als het team het bord samen gebruikt, op een vast moment.
Veelgemaakte fouten
- Een bord om naar boven te rapporteren. Wordt het bord vooral gevuld voor de leidinggevende, dan stopt het team ermee zodra die niet meer kijkt. Het bord is er voor het team zelf.
- Te veel cijfers. Wie alles meet, ziet niets. Kies wat het team zelf kan beïnvloeden.
- Rood mag niet. Leidt een rood kaartje tot vervelende vragen, dan staat alles snel op groen. Dan zie je niets meer.
- Geen vast moment. Een bord dat alleen wordt bijgewerkt als er tijd is, loopt achter. En een bord dat achterloopt, gelooft niemand.
- Kaartjes zonder naam. Werk zonder eigenaar blijft liggen. Zet bij elk kaartje wie het doet.
- Nooit opruimen. Wat af is of gestopt, gaat eraf. Anders zie je het werk van nu niet meer.
Zo zit het in Midflyt
Midflyt is software voor visueel management in teams: een Obeya-bord voor de doelen en de richting, en Kanban voor het werk van elke dag. Zo zit het erin:
- Het bord leest van links naar rechts. Op een Obeya-bord staat links Waar we het voor doen. Daarna per rij Waar we heen gaan, de Doelen, de Metrieken en de maanden. Rechts staan Wat ons tegenhoudt en Wat er is gelukt.
- Elk kaartje kan een status krijgen, die je aan de rand ziet: Op koers, Let op, Vastgelopen of Belangrijk. Bij Let op, Vastgelopen en Belangrijk hoort een toelichting. Daar gaat een mail over naar de eigenaars en de Navigator.
- Metrieken staan als grafiek op het bord: als staaf, lijn, cirkel, getal of als mijlpalen, met een doelwaarde erbij. Zo zie je of het de goede kant op gaat.
- Wat aandacht vraagt, komt vanzelf naar boven. Op het navigatorblad ziet de Navigator voor het overleg wat uit de tijd loopt, stilstaat, geen eigenaar heeft of vastgelopen is. Met één klik staat het op de agenda.
- Kanban voor het werk van elke dag. Je kiest een werkwijze, zoals een teambord met een dagstart of een verbeterbord. De kolommen en het overleg staan dan klaar. Wil je, dan stel je een maximum aantal kaartjes per kolom in.
Kanban koop je online: € 50 per maand voor één bord, zonder btw. Je betaalt per bord, niet per persoon. Met Obeya begin je met een training. Lees meer over de software.
Vragen over visueel management
Wat is visueel management?
Visueel management betekent dat je zichtbaar maakt hoe het werk ervoor staat, op de plek waar het team werkt. Een bord laat in één oogopslag zien wat loopt, wat vastzit en wat af is. Het team bespreekt dat op een vast moment en spreekt af wie wat doet.
Wat is een visual management board?
Een visual management board is een bord waarop een team zijn doelen, zijn werk en de stand daarvan zichtbaar maakt. Kaartjes laten zien wat er moet gebeuren en wie het doet, kleuren laten zien wat vastzit. Het bord is er voor het gesprek van het team, niet om naar boven te rapporteren.
Is visueel management hetzelfde als lean?
Nee. Visueel management is een van de bouwstenen van lean, de manier van werken die steeds een beetje beter wil worden zonder verspilling. Maar je kunt een bord ook gebruiken zonder iets van lean te weten. Het idee is los te gebruiken: maak zichtbaar hoe het ervoor staat, en bespreek het samen.
Wat is het verschil met een dashboard?
Een dashboard toont cijfers, meestal voor één persoon die ze leest. Een visueel managementbord laat ook het werk zien, met wie het doet en wat er in de weg zit. Het team werkt het bord zelf bij en gebruikt het in het overleg om te kiezen wat er nu moet gebeuren.
Kan visueel management digitaal?
Ja. Een digitaal bord ziet iedereen, ook wie thuis of op een andere locatie werkt. Afspraken uit het overleg staan meteen op het kaartje, en wat stilstaat of over de datum is, zie je vanzelf. Zet het bord in het overleg wel groot op een scherm, zodat het team er samen naar kijkt.
Wat is een teambord?
Een teambord is een bord waarop een team ziet wat er speelt: wie waarmee bezig is, wat blijft liggen en wat af is. Bij elk kaartje staat wie het doet. Het team gebruikt het bord in een vast overleg, zoals een dagstart of een weekoverleg.
Op maandag weten waarvoor je het doet.
Benieuwd wat dit voor jouw team betekent?