Verbeterbord: ideeën uitproberen en vastleggen wat werkt

Wat is een verbeterbord?

Een verbeterbord is een bord waarop een team ideeën verzamelt om het eigen werk beter te maken. Het team kiest er een paar, probeert ze uit en kijkt of het echt beter gaat. Wat werkt, wordt de nieuwe manier van werken. Wat niet werkt, stopt.

Het verschil met een ideeënbus: op een verbeterbord ziet iedereen wat er met elk idee gebeurt. Een idee hangt niet ergens in een la, maar schuift zichtbaar van idee naar uitproberen naar vastgelegd of gestopt.

Waarom teams een verbeterbord gebruiken

Medewerkers zien elke dag wat beter kan. Ze lopen tegen dezelfde dingen aan, zoeken steeds naar hetzelfde apparaat, typen dezelfde gegevens twee keer over. Een verbeterbord geeft die ervaring een plek, en zorgt dat het team er samen iets mee doet.

Voor welke teams

Voor elk team dat steeds tegen dezelfde dingen aanloopt en daar samen iets aan wil doen. Een verpleegafdeling die de overdracht wil verbeteren. Een administratiekantoor waar klanten hun stukken steeds te laat aanleveren. Een klantenservice waar dezelfde vraag elke week terugkomt.

Het bord werkt het best naast het gewone werk. Wat op het werkbord steeds vastloopt, wordt een idee op het verbeterbord. Wat werkt, wordt de nieuwe manier van werken. Daarom is er ook een combinatie van beide borden.

Een verbeterbord in de zorg

In ziekenhuizen en op verpleegafdelingen zijn verbeterborden veel te vinden, en dat is niet vreemd. Zorgmedewerkers werken met vaste routines waarin kleine dingen veel uitmaken: waar een apparaat staat, hoe een overdracht gaat, wanneer de familie wordt gebeld.

Een voorbeeld van een verpleegafdeling

Op het verbeterbord van een verpleegafdeling staan bij de ideeën een vaste plek voor de blaasscanner, en de familie bellen op een vast moment. Gekozen is een checklist voor het ontslag naar huis. In uitproberen staat de overdracht aan bed in plaats van in de teampost. Bij werkt het? staat de medicatieronde zonder onderbreking: die wordt in het volgende overleg besproken. Vastgelegd is het noteren van de pijnscore bij elke ronde. En gestopt is het ruilen van diensten via een lijst op de deur: dat bleek niet beter te werken.

Wat het team niet zelf kan oplossen

Sommige ideeën gaan over dingen buiten het team: het rooster van de hele afdeling, de inkoop van materiaal. Zet die niet op het eigen verbeterbord. Geef ze aan wie er wel over gaat, en vertel het team wat ermee is gebeurd.

Een verbeterbord in het onderwijs

Ook op scholen hangen verbeterborden, in de teamkamer of bij de sectie. Leraren zien elke dag wat beter kan, maar er is weinig tijd om het samen aan te pakken. Een verbeterbord maakt het overzichtelijk: een vast moment, een paar ideeën tegelijk, en zichtbaar wat ermee gebeurt.

Een voorbeeld van een basisschool

Op het verbeterbord van het team van een basisschool staan bij de ideeën: de leesboeken per groep op één plek, en een vaste opzet voor de overdracht naar de volgende groep. Gekozen is een rustiger begin van de dag in de middenbouw. In uitproberen staan de wisseling van de pleinwacht en het verdelen van het nakijkwerk tussen duocollega's. Bij werkt het? staat het informeren van ouders met één bericht per week: dat wordt in het volgende overleg besproken. Vastgelegd is een vast moment voor de groepsbespreking. Gestopt is het wisselen van lokaal voor de gymles: dat kostte meer tijd dan het opleverde.

In het voortgezet onderwijs en de kinderopvang

Op een middelbare school werkt een verbeterbord goed per sectie of per jaarlaag. In de kinderopvang per locatie, met ideeën over het brengen en halen of de overdracht aan ouders. Het gaat steeds om ideeën die het team zelf kan uitvoeren. En om het bord van het team, niet om een verbeterbord voor leerlingen in de klas.

Een verbeterbord maken: de kolommen

Een verbeterbord volgt de weg van een idee. Een opzet die goed werkt:

• Ideeën: alles wat iemand inbrengt. Nog niet gekozen.
• Gekozen: de ideeën waar het team mee aan de slag gaat, met een naam erbij.
• Uitproberen: wat nu wordt geprobeerd, voor een afgesproken tijd.
• Werkt het?: het uitproberen is klaar. Nu moet het team kijken wat het liet zien.
• Vastgelegd: het werkt, en het is de nieuwe manier van werken.
• Gestopt: het werkte niet, of het bleek niet nodig. Ook dat is een uitkomst.

Waarom een kolom Werkt het?

Dit is de kolom die op de meeste verbeterborden ontbreekt. Een verbetering wordt ingevoerd, en niemand kijkt daarna of het echt beter gaat. Door uitproberen en beoordelen te scheiden, dwing je het team om te kijken voordat iets vast komt te liggen.

Waarom een kolom Gestopt?

Een idee dat niet werkt, blijft op veel borden hangen. Na een tijd staat het bord vol met halve ideeën en kijkt niemand er meer naar. Stoppen is een besluit. Zet het idee in Gestopt en zeg erbij waarom.

De kolom Ideeën staat ervoor. Daar begint elke nieuwe ronde.

Waar het meestal misgaat

Plan en do gaan meestal wel. Check en act schieten er vaak bij in: er wordt iets ingevoerd, en niemand kijkt daarna of het echt beter gaat. Daarom heeft Werkt het? een eigen kolom. In Midflyt komt wat daar staat vanzelf op de agenda van het verbeteroverleg. Elk overleg begint zo met check en act, en pas daarna kiest het team nieuwe ideeën.

Meer over de cyclus zelf lees je op de pagina over de PDCA-cyclus.

Welke verbeterideeën horen op het bord?

Ideeën die het team zelf kan uitvoeren, het liefst binnen een paar weken. Klein is goed. Een vaste plek voor een apparaat levert elke dag tijd op. Een groot project om alles anders te doen, komt vaak niet van de grond.

Zo schrijf je een idee op

Beschrijf wat je anders wilt doen, niet alleen wat er misgaat. "Familie bellen op een vast moment" is een idee. "De familie belt te vaak" is een probleem. Een probleem mag ook op het bord, maar het team moet er dan eerst een idee bij bedenken.

Hoeveel tegelijk?

Weinig. Kies hooguit een of twee nieuwe ideeën per keer. Wie van alles tegelijk verbetert, maakt niets af, en weet achteraf niet welke verandering het verschil maakte.

Een verbeterbord levend houden

De meeste verbeterborden beginnen enthousiast en zijn na een paar maanden stil. Dat ligt zelden aan de ideeën. Het ligt aan wat er daarna gebeurt.

Laat zien wat er met elk idee gebeurt

Wie een idee inbrengt en er nooit meer iets over hoort, brengt geen tweede idee in. Bespreek elk nieuw idee: kiezen we het, nu niet, of niet? En vertel het aan wie het inbracht.

Een vast overleg

Om de twee weken is voor de meeste teams genoeg. Bespreek eerst wat in Werkt het? staat: wat liet het uitproberen zien, en wat doen we ermee? Doorvoeren, aanpassen of stoppen. Kies daarna een of twee nieuwe ideeën.

Een naam op elk kaartje

Iemand uit het team trekt het idee. Dat hoeft niet degene te zijn die het inbracht. Zonder naam gebeurt er niets.

Verbeterbord digitaal of aan de muur

Een verbeterbord aan de muur heeft één groot voordeel: je loopt er elke dag langs. Op een afdeling waar iedereen op dezelfde plek werkt, is dat veel waard.

Maar een bord aan de muur ziet alleen wie ervoor staat. Een team in diensten, op meer locaties of met collega's die deels thuis werken, mist dan een deel. En wat in het verbeteroverleg is besloten, moet daarna nog met de hand op het bord.

Wat een digitaal verbeterbord anders doet

Met een digitaal verbeterbord bedoelen we niet het digibord in de klas, maar een verbeterbord op het scherm, voor het hele team.

• Iedereen ziet hetzelfde bord, ook de nachtdienst of de collega op een andere locatie.
• Wie een idee heeft, zet het er meteen op, op het moment dat het opkomt.
• Wat in het overleg wordt besloten, staat meteen bij het idee.
• Wie een idee inbracht, ziet wat ermee gebeurt.

Allebei kan ook

Het hoeft geen keuze te zijn. Je kunt het digitale bord ook op een groot scherm zetten, op de afdeling of in de teamkamer. Dan loop je er toch langs, en klopt het voor iedereen.

Veelgemaakte fouten met een verbeterbord

• Te veel tegelijk. Tien ideeën in uitproberen betekent dat er geen enkele echt wordt geprobeerd.
• Niet kijken of het werkt. Een verandering die niemand beoordeelt, verwatert of blijft hangen terwijl hij niets oplevert.
• Nooit stoppen. Een bord vol oude ideeën nodigt niet uit tot nieuwe.
• Ideeën die het team niet zelf kan uitvoeren. Die frustreren alleen maar. Geef ze door.
• Geen vast moment. Een verbeterbord dat alleen besproken wordt als er tijd over is, wordt nooit besproken.

Samen met andere borden

Werk en verbeteren

Het werk doen en het werk beter maken, naast elkaar. Borden: Teambord en Verbeterbord.

Begin met deze combinatie